برای تمدید یک مجوز ساده حتی برای مجموعه ای که سالها از عمر فعالیتش می گذرد و سوابق کاری مشخصی دارد ، بارها و بارها باید به بخشهای مختلف مراجعه حضوری کرد و با انواع و اقسام ارائه کپی های مکرر  از مدارک و تحویل آن به واحد های مختلف روبرو شد دریغ از یک اسکن ساده و ثبت آن در سیستم مشترک و دسترسی سایر بخش ها به آن! شعار دولت الکترونیک و سیستم یکپارچه داده می شود اما دریغ از اجرا و عمل به آن!

كوتاه كردن روال های اداری، حذف امروز و فردا گفتن های غیرضروری به ارباب رجوع و استفاده حداكثری از توان بخش خصوصی، بهره وری از ظرفیت های موجود موضوعاتی هستند که ظاهرا تنها در حد شعار باقی مانده است.

وجود كاغذبازی ها و بروكراسی منفی بعنوان  '' ام الامراض'' مشكلات و موجب سرمایه گریزی ها، عدم پیشرفت منطبق بر ظرفیت ها و توانایی های موجود و دیگر مشكلات است و باید چاره ای برای آن اندیشید. ادامه این روند جز ایجاد بی انگیزگی و از دست دادن فرصت ها  نتیجه دیگری در پی نخواهد داشت.

مروری بر تاریخچه واژه بوروکراسی و آنچه به غلط در فرهنگ ما جا افتاده است در این مقال خالی از لطف نیست. واژه  بوروكراسی نخستین­ بار در قرن هجدهم (سال 1745) توسط اقتصاددان فرانسوی به نام ''وینست دوگورنی'' مطرح شده است. او به واژه فرانسوی ''bureau'' به معنی میز تحریر، دفتر و اداره، پسوند ''cracy'' به معنای حكومت را افزود.

با مطالعه معنای لغوی، مفهوم و تاریخچه بوروكراسی درخواهیم یافت كه بوروكراسی یا دیوانسالاری دارای دو رویكرد بوده است كه در رویكرد نخست هدف آن توسعه ساختارهای اداریِ اقتصادی و سیاسی بوده اما در عمل در بسیاری از جوامع بویژه جامعه ما به درستی اجرا نشده و با كاستی ها و سوءاستفاده همراه شده به همین دلیل در اذهان عمومی بار منفی دارد.

در نظر عامه مردم كشور ما نیز نظام بوروكراسی بر ناكارآمدی و كاغذبازی های زائدی دلالت دارد كه نه تنها گره از كار مراجعه كنندگان به ادارات  دولتی نمی گشاید بلكه مشكلات پیچیده ای برای آنان ایجاد می كند.

گرفتن امضاهای پیاپی، رفت و آمد های مكرر بین قسمت های مختلف ادارات و شنیدن امروز و فرداهای بسیار از كارمندان همگی تصوراتی است از واژه ''بوروكراسی'' كه در اذهان عمومی و هر كسی كه حداقل یك بار رفتن به ادارات دولتی را تجربه كرده باشد، نقش می بندد.

اما بوروكراسی در اصل زنجیره ای مشخص از فرماندهی، با جریان مسئولیت ها از بالا به پایین است كه كمك می كند رفتارها بطور منظم، پیش بینی پذیر شود و آنها را در مسیری خردگرا و قابل نظارت قرار دهد.

به عقیده ''وبر'' "جامعه شناس آلمانی" سازمان های اداری كاملا بوروكراتیك، از لحاظ فنی، توانایی حصول بیشترین كارآیی را دارند و بروكراسی شناخته شده ترین ابزار فردگرایانه برای اعمال كنترل بر افراد است.

بروكراسی از دیدگاه ''كانت'' حكومت اداری و قاعده مند محسوب می شود كه در آن شرح وظایف و اختیارات هر فرد مشخص است و روند تحقق هر عملی در سازمان از ابتدا تا انتها مدون است.

''آنتونی ­رابینز'' معتقد است كه بوروكراسی اگر بر اساس سازمان منطقی بنیان شود، كارآمد است بطوریكه وجود پستهای سازمانی بصورت سلسله مراتب با اهداف روشن، موجب تسهیل در انجام امور سازمان می شود، همچنین وجود قدرت در پست سازمانی بر مبنای روابط غیرشخصی، موجب حذف نفوذ اشخاص در واگذاری مشاغل می شود.

باتوجه به تعاریف مذكور و اساس و بنیان این نظام درخواهیم یافت كه بروكراسی در ذات خود از ابراز سلایق شخصی و هرج و مرج در انجام امور جلوگیری كرده و شكل و سامانی بر اساس قوانین و مقررات به امور اداری در فعالیت های اقتصادی و سیاسی می دهد.

همچنان كه بوروكراسی یا دیوان سالاری در جوامع پیشرفته موجب توسعه اقتصادی شده ولی در جوامع توسعه نیافته بدلیل پیاده كردن نادرست آن، عدم بومی سازی و ضعف در مطابقت آن با فرهنگ بومی كشورها، حتی به ''فساد اداری'' منجر شده است.

در جهان امروز ''سرعت'' یكی از مهمترین اصولی است كه باید در انجام امور رعایت شود زیرا عدم وجود سرعت به معنای از دست دادن فرصت ها، عقب ماندن از رقبا و به بارآوردن ''هزینه های  بسیاری است كه برغم دیده نشدن و لمس نشدن می تواند جامعه ای را در خود ببلعد.

به هر حال بوروكراسی در جامعه ما باری كاملا منفی به خود گرفته و نه تنها در روند سرمایه گذاری و تولید مانع ایحاد كرد بلكه از مهمترین عوامل نارضایتی ارباب رجوع و زمینه ساز فساد اداری است.

این موضوع كه بوروكراسی زاید دقیقا چه آثار یا كنش منفی بر روند سرمایه گذاری و تولید داشته و سهم دقیق آن در نارضایتی ارباب رجوع تاچه اندازه بوده هنوز مشخص نیست و این كار نیازمند پژوهش و بررسی دقیق است.

از طرفی كارشناسان معتقدند: برای مقابله یا حذف بروكراسی زاید باید راهكارهای علمی و كارآمدی اتخاذ شود كه این امر نیز نیازمند تحقیقات جامع و دقیق است.

به گفته كارشناسان، بروكراسی یا دیوانسالاری زاید در جامعه ما به عنوان یك معضل جدی و گریبانگیر مطرح است و تازمانیكه برای برطرف كردن این مانع، اقدام جدی نشود ، روند سرمایه گذاری و تولید در مسیر صحیح قرار نمی گیرد.

با این تفاسیر کسی که قصد دارد یک فعالیت تولیدی یا خدماتی را انجام بدهد برای کسب مجوز‌های لازم باید به ادارات و سازمان‌های مختلف مراجعه کند. شاید این بخش از کار زجر آورترین قسمت انجام یک کار تولیدی است زیرا بوروکراسی اداری در سیستم دوایر دولتی ما آنقدر گسترده و پر پیچ و خم است که انسان را کلافه می‌کند. از آن بدتر نوع برخورد کارکنان ادارات با ارباب رجوع است که آن نیز خود از فرآیند پیچیده بوروکراسی بدتر است و برخی مواقع کارمند یک اداره برای انجام یک کار ساده تصورش این است که به ارباب رجوع لطف فوق العاده  ای می‌کند!

روانشناسی مدیران و کارمندان ادارات دولتی ما نیز اینگونه است که اگر ارباب رجوعی به کارمند، به خاطر طولانی شدن فرآیند کار و یا خطایی که وی مرتکب می‌شود تذکر و یا اعتراضی بکند، قطعا کارش با تاخیربیشتری  انجام می‌شود و یا با پیچ و خم‌های جدیدی مواجه می‌شود تا دیگر به کارمند دولت تذکر ندهد!. حتما برای شما هم پیش آمده وقتی به اداره ای مراجعه می‌کنید، اولا فردی وجود ندارد که فرآیند انجام کار را به شما اطلاع بدهد و از هر کس سئوالی می‌کنی کار را به بخش دیگری محول می‌کند و آنقدر بالا و پایین می‌شوید تا بالاخره از ارباب رجوع دیگری کمک می‌گیرید، نکته مهم این است که در کشور ما تاکنون طرح‌های متعدد و فراوانی برای حل مشکل بوروکراسی زائد اجرا شده که یکی از این موارد طرح تکریم ارباب رجوع بود. مسئولان هم از صدر تا ذیل همه بارها شعار احترام به ارباب رجوع و رسیدگی به مردم را تکرار می‌کنند اما در عمل کمتر کسی چنین شعارهایی را لمس می‌کند.

نکته دیگر اینکه انجام یک فعالیت اداری مثلا اخذ مجوز احداث یک کار تولیدی که این روزهای واقعا بدان احتیاج است در کشور ما زمان ندارد و هیچکس نمی‎تواند ادعا کند گرفتن چنین مجوزی چقدر زمان لازم دارد و ادارات دولتی  ظرف چه مدت زمانی چنین مجوزی را باید صادر کنند!؟ در حالیکه انجام چنین اموری در بسیاری از کشور‌ها حتی کشور‌های کمتر توسعه یافته حساب و کتاب و زمان مشخص دارد و در بسیاری از کشورها که نیازی به حضور ارباب رجوع در ادارات نیست و همه امور با اخذ یک مجوز از طریق اینترنت و فضای مجازی انجام می‌شود و ارباب رجوع کارمند و مسئولی را نمی بیند و لازم نیست ببیند.

 سیستم اتوماسیون نیز به گونه ای تنظیم شده که مدت زمان انجام هر کاری را به روز و ساعت مشخص کرده است و اگر کارمندی کارش را با تاخیر انجام دهد در سیستم کاملا قابل رویت است اما پیاده شدن آن و کاربردی شده سیستم اتوماسیون پکپارچه که دسترسی بخش های مرتبط را هموار کند موضوعی دیگر است!

متاسفانه ما هنوز فرهنگ کار اداری را نمی دانیم، هنوز نتوانسته ایم دولت الکترونیک را جایگزین مراجعات حضوری کنیم! و هنوز نتوانسته ایم برای انجام یک فعالیت تولیدی یا خدماتی، فرآیند ساده تعریف کنیم و زمان مشخصی را برای اجرای آن بگذاریم که اگر اداره ای وظیفه اش را در زمان مشخص قید شده انجام نداد، ارباب رجوع بتواند شکایت کند و حقوقش را مطالبه نماید. نکته مهم دیگر اینکه حاضر نیستیم از سایر کشورهای پیشرفته هم الگو برداری کنیم .

متاسفانه دستگاه‌های دولتی در کشور به سازمان‌های نارضایتی تراشی برای مردم تبدیل شده‎اند و هیچکس هم در این زمینه مسئولیت نمی پذیرد. امیدواریم مسئولان در نشست‌های خود فکری جدی برای حل معضل بوروکراسی زائد اداری در سیستم دولتی کنند.اما جزیره کیش به عنوان یک  منطقه آزادپیشتاز ، می تواند در جهت تسهیل امور اداری سیستمی مجزا در جهت سرعت کار تعریف کند و کار ارباب رجوع را در زمانی مشخص و بدون مراجعه حضوری به سرانجام مطلوب برساند.

امید آن می رود که این موضوع حداقل در جزیره کیش رنگ واقعیت به خود بگیرد تا سیستم کشوری نیز با الگو برداری از آن گوشه ای از مشکلات و نارضایتی مردم را مرتفع سازند!