در این بخشنامه که به امضای محمدرضا عبدالرحیمی مدیرعامل سازمان منطقه آزاد ماکو رسیده است، با تاکید بر رعایت قوانین و مقررات مرتبط از جمله قانون «منع مداخله کارکنان دولت»، قانون «ارتقای سلامت نظام اداری و مقابله با فساد»، «قانون چگونگی اداره مناطق آزاد»، «اساس نامه و آیین نامه مالی و معاملاتی سازمان»، بخشنامه مدیریت و پیشگیری از تعارض منافع به منظور اجرا و لحاظ در اسناد مناقصه و شرایط خصوصی قرارداد‌ها و سایر اسناد اداری سازمان ابلاغ شد.

این بخشنامه برای صیانت از حقوق عامه، رعایت منفعت عمومی و از بین بردن موقعیت‌هایی كه ممكن است موجب تقدم منافع شخصی یا گروهی بر منافع عمومی شود همچنین با هدف ارتقای اعتماد عمومی به نظام حقوقی و اداری و افزایش كارآمدی سازمانی، در راستای قوانین و مقرراتی كه مستقیم یا غیرمستقیم موقعیت تعارض منافع، آثار، اقدامات و تصمیماتی را نفی می كنند كه در این موقعیت‌ها انجام یا اتخاذ می‌شود، رعایت موارد زیر ضروری است.

۱-کارکنان و اشخاصی که به هر نحو در قراردادها، معاملات، تامین کالا و خدمات، جذب نیروی انسانی و تصویب ضوابط و مقررات در موقعیت تعارض منافع قرار می‌گیرند، به نحوی‌که منافع شخصی آنان در تضاد با منافع سازمان باشد، موظف به افشا و اظهار آن بوده و نباید به صورت مستقیم یا غیرمستقیم تاثیری در تصمیمات مرتبط با موارد مذکور داشته باشند.

۲-منظور از منافع شخصی، هرگونه حق یا امتیاز مالی یا غیرمالی است که تماما یا جزئاً و به طور مستقیم یا غیرمستقیم عاید فرد یا بستگان وی شامل پدر، مادر، همسر، خواهر، برادر، فرزند، داماد و عروس می‌شود.

۳- کلیه قراردادها، خرید‌ها و بکارگیری نیروی انسانی و موارد مشابه باید با رعایت قوانین و مقررات صدرالذکر تنظیم و اجرایی شود. چنانچه به تشخیص کمیته سلامت اداری سازمان،بند یک این بخشنامه رعایت نشده باشد، امکان ابطال یا فسخ قرارداد وجود داشته باشد. بدیهی است ابطال یا فسخ موارد مانع از پیگیری قضایی و اداری تخلف نمی ‌باشد.

۴-تمامی اطلاعات مربوط به معاملات متوسط و بالاتر باید در سامانه‌های مربوط، ثبت و به نحو مقتضی در دسترس عموم قرار گیرد.

۵-تمامی اطلاعات سجلی و نوع قرارداد و مجوز‌های جذب و بکارگیری کارکنان، لازم است در سامانه‌های مربوطه به نحوی که قابل پیگیری و رؤیت باشد، ثبت و ضبط شود.

۶-فرایند احراز صلاحیت و تهیه لیست‌های کوتاه برای پیمانکاران، مشاوران، تولیدکنندگان و تامین‌کنندگان کالا و خدمات به صورت شفاف، تدوین شود و اطلاعات مربوط به آن در اختیار ذینفعان قرار گیرد. وجود هرگونه تعارض منافع در مورد کلیه مدیران و تصمیم‌گیرندگان مرتبط (در طول دوران مسئولیت و تا دو سال پس از آن) موجب حذف از لیست‌های مذکور در سازمان متبوع شده و تا زمان وجود تعارض منافع نمی‌توانند در لیست قرار گیرند.

۷-هرگونه کسب منافع و یا همکاری تمامی کارکنان سازمان و شرکت‌های زیرمجموعه، خارج از وظایف و مسئولیت‌های شغلی و ضوابط و چارچوب‌های اداری، با اشخاص حقیقی و حقوقی طرف قرارداد ممنوع است. این موضوع لازم است در شرایط خصوصی قرارداد‌ها منظور شده و در صورت احراز، قرارداد‌های مربوطه قابل فسخ خواهد بود.

۸-استفاده از هرگونه امتیاز، تسهیلات، حق مشاوره، هدیه و موارد مشابه در مقابل انجام وظایف اداری و وظایف مرتبط با شغل، توسط کارکنان در تمام سطوح از اشخاصی حقیقی و حقوقی تخلف محسوب می‌شود.

۹-لازم است سازوکار انجام شکایت برای موارد اشاره شده و همچنین رسیدگی به آن، تسهیل شده و فرایند آن به درستی به ذینفعان اطلاع‌رسانی شود. مدیریت ارزیابی عملکرد، بازرسی و رسیدگی به شکایات سازمان مرجع رسیدگی به شکایات خواهند بود.

۱۰-ضروریست موقعیت‌ها و شرایط تعارض منافع به صورت واضح به اطلاع کلیه کارکنان رسیده و آموزش‌های لازم برای آنان ارائه گردد. کمیته‌ سلامت اداری سازمان موظف است متناظر با مفاد این بخشنامه، نسبت به تعیین و اعلام مصادیق و موقعیت‌های تعارض منافع بر اساس فعالیت‌های سازمان اقدام کند.

۱۱-منظور از کارکنان در این بخشنامه، تمامی مدیران، کارشناسان و شاغلینی است که به صورت قراردادی، انجام کار مشخص، حجمی برون‌ سپاری و مشاوره‌ای در سازمان منطقه آزاد ماکو و شرکت‌ زیرمجموعه آن فعالیت می‌کنند.

۱۲-تمامی مشمولان این بخشنامه به تناسب مسئولیت خود موظف به اجرای آن و حسب مورد، اعلام مراتب به مرجع ذیصلاح هستند. در تمامی موارد، افراد متخلف به تناسب مسئولیت، به مرجع رسیدگی به تخلفات اداری و کمیته انضباط کار و یا مراجع قضایی ذیربط معرفی شده و شخصاً و در صورت تعدد، متضامناً مسئولیت جبران خسارات ناشی از تخلف را بر عهده خواهند داشت.

۱۳-نظارت بر حسن اجرا و ارزیابی و ارائه گزارش‌های شش‌ماهه از اجرای بخشنامه بر عهده مدیریت بازرسی و ارزیابی عملکرد سازمان می باشد.